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做好會務(wù)工作的主要做法和心得體會
近年來，隨著官渡區(qū)區(qū)域經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，“三區(qū)”建設(shè)步伐的日益加快，區(qū)各級領(lǐng)導(dǎo)各項事務(wù)不斷增多，行政系統(tǒng)辦公室作為貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)各項決策部署的重要工作機構(gòu)，各項工作尤其是會務(wù)服務(wù)工作面臨著許多新變化新挑戰(zhàn)。按照市黨委、政府提出的“改進(jìn)會風(fēng)、精簡會議”的指示精神，行政系統(tǒng)辦公室應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的工作責(zé)任感和使命感，始終保持嚴(yán)謹(jǐn)求實的工作作風(fēng)，不斷加強隊伍建設(shè)，積極抓好會前、會中、會后的各個環(huán)節(jié)，有力保障會務(wù)意圖的全面實現(xiàn)�，F(xiàn)將會務(wù)工作的主要做法和心得體會總結(jié)如下：
一、主要做法
在辦公室會務(wù)工作中，應(yīng)堅持“團(tuán)結(jié)拼搏、積極奉獻(xiàn)、力求卓越”的工作理念，著力抓好六個關(guān)鍵環(huán)節(jié)：
�。ㄒ唬└叨戎匾�，加強組織領(lǐng)導(dǎo)。各類會議的勝利召開，都事關(guān)中心工作的安排部署，代表著形象，承擔(dān)著傳遞工作思路、要求的重要使命。因此，對于每次會議，不論會議規(guī)模大小，辦公室都要高度重視，精心組織安排。具體辦會時，一般由辦公室主任負(fù)總責(zé)，分管會務(wù)工作副主任具體抓，會務(wù)工作人員、秘書、工勤保障全體人員上下聯(lián)動，分工協(xié)作，確保會務(wù)服務(wù)工作高標(biāo)準(zhǔn)、高水平、高質(zhì)量完成。
�。ǘ﹦�(wù)求細(xì)致，擬定會議籌備方案。按照領(lǐng)導(dǎo)或上級文件的明確要求，結(jié)合近期工作的統(tǒng)一安排，在明確掌握會議的意圖、目標(biāo)和要求的基礎(chǔ)上，擬定詳細(xì)的會議籌備方案。方案內(nèi)容著重對會務(wù)各項工作任務(wù)，如確定會議名稱和時間、協(xié)調(diào)會議室、預(yù)估參會人數(shù)、草擬會議通知、制定會場布臵方案、安排與會者食住行等進(jìn)行詳細(xì)的工作任務(wù)分解。草擬完成會務(wù)籌備方案后，及時向領(lǐng)導(dǎo)請示，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后，指派專人迅速協(xié)調(diào)落實。
�。ㄈ┭院喴赓W，編發(fā)會議通知。會議通知是會前準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)性工作，其內(nèi)容應(yīng)力求表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、一目了然，絕不能出現(xiàn)歧義。要力求涵蓋會議意圖、會議名稱、具體時間和地點、參會范圍、安全保衛(wèi)和宣傳報道等各項內(nèi)容。一般正式會議，都要爭取在會前2天編發(fā)會議通知。擬定的通知草稿經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)和各常委審閱把關(guān)。一些動員或總結(jié)表彰會議，除區(qū)領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)講話外，還要安排部分單位進(jìn)行表態(tài)發(fā)言或經(jīng)驗匯報。對此類會議，通知中應(yīng)明確發(fā)言材料撰寫要求、發(fā)言時間，避免會上發(fā)言拖沓冗長、偏離中心。對一些重要的大型會議，如黨代會、區(qū)委區(qū)政府（擴(kuò)大）會議，通知中還應(yīng)加入由參會單位反饋參會人員名單的要求，了解參會人員的主要信息，包括姓名、職務(wù)、電話、性別、民族等內(nèi)容，為制作會議序冊、安排與會者食宿等工作奠定基礎(chǔ)。
（四）全員動員，安排電話通知。會前進(jìn)行電話通知是一個有效且必要的程序，對于確保參會人員按指定時間到場參會具有十分重要的作用。因此，辦公室每次在會議召開前一至兩天，由分管副主任，召集秘書或辦公室工作人員，按照常委領(lǐng)導(dǎo)、四大班子領(lǐng)導(dǎo)、黨群單位、行政單位、事業(yè)單位、公司企業(yè)等類別，分批進(jìn)行電話通知。電話通知要與各部門負(fù)責(zé)人充分溝通，切忌該說不說、模棱兩可，很可能一次疏忽，就導(dǎo)致預(yù)定參會人員不能及時參會。對于臨時有事無法參會的人員，要詢問原因做記錄，并要求其嚴(yán)格履行書面請假手續(xù)。通過發(fā)動全體辦公室干部協(xié)同配合，有利于培養(yǎng)和鍛煉能力，同時也有利于保證會務(wù)工作質(zhì)量和效率。
�。ㄎ澹┳⒅丶�(xì)節(jié)，抓好會場布置。會場布臵是會務(wù)工作的重頭戲。需要注意和做好的細(xì)節(jié)頗多，關(guān)鍵是要始終保持嚴(yán)謹(jǐn)求實的作風(fēng)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好會場布臵的各項工作。會場的布臵一般在前半天進(jìn)行，即使是40人以下的小型會議也要盡量提前布臵，以妥善應(yīng)對可能出現(xiàn)的錯漏或突發(fā)情況。會場的布臵要依次做好“五個擺放”。實際辦會時，根據(jù)會議類型也可能增減兩三項。一是擺放花卉。主席臺上的花卉既要枝繁葉茂，又不能太高，以免遮擋主席臺就坐領(lǐng)導(dǎo)的視線。臺下的花卉則要蓬勃怒放，其旺盛的生命力能夠為會議渲染昂揚向上、意氣風(fēng)發(fā)的良好氛圍。會前半小時，可適當(dāng)噴水，使花卉顯得更加鮮艷。二是擺放會標(biāo)。即將會標(biāo)懸掛到指定高度和適宜位臵。會標(biāo)的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)會議主題和會議口號等。對于一些重要的外事會議，還應(yīng)加上外方語言的會標(biāo)。懸掛位臵一般應(yīng)在主要與會領(lǐng)導(dǎo)的正上方。一些小型座談會或者工作匯報會，也將會標(biāo)懸掛在側(cè)上方。三是擺放座簽。召開的會議，一般都需要為臺上臺下的區(qū)各級領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格按照排名順序擺放座簽。而一些特別重大的會議，則需要為全體與會人員擺放座 簽，確保與會人員整齊有序、各就各位，同時也烘托了正式隆重的氣氛。四是擺放飲用水。擺放為茶水杯的會議室，請會議勤務(wù)人員注意水杯的整齊擺放。飲用水為瓶裝礦泉水，除務(wù)必擺放整齊外，每一瓶的正面都要統(tǒng)一朝向與會人員。五是擺放材料。根據(jù)會議需要，一般要將會議議程和會上宣讀的正式文件印制出來，同簡裝筆記本、筆等一并裝袋，擺放在會場上，這對與會人員來說十分方便，也避免了忘記拿、丟失某份材料等情況。這里的材料裝袋，往往需要秘書、辦公室工作人員全體出動，一份份整理裝袋，并盡量避免錯頁、缺頁的情況發(fā)生。通過精誠協(xié)作，有利于集中精力和時間快速完成材料裝袋任務(wù)，同時也很好地培養(yǎng)了辦公室全體人員協(xié)作配合的意識。
�。┘皶r總結(jié)，不斷完善提高。辦成一次高質(zhì)量、高水平的會議，會前的精心組織十分必要，會后的總結(jié)提高一樣也不能缺少。一是歸檔整理會議資料。會后要將會議所有文件，包括會議通知、會議簡報、會議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等統(tǒng)統(tǒng)收集起來，以備查考。同時還應(yīng)做好錄音、錄像資料的收集整理，以便會議紀(jì)要、會議總結(jié)等材料的撰寫。根據(jù)保密原則，對需要回收的會議材料要逐份清查回收。二是嚴(yán)查會議參會情況。要收集整理收到的書面請假條，比照參會人員名單和簽到參會情況，對曠會、遲到、早退人員給予通報批評。這對于按要求參會的人員是一種激勵，而對于不按會議要求參會的人員則是一種警示，有利于形成按制度辦事的優(yōu)良會風(fēng)。三是及時分析總結(jié)會務(wù)服務(wù)工作。分析總結(jié)會務(wù)工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，找出規(guī)律性的東西，以指導(dǎo)做好今后的會務(wù)工作。注重收集參會人員對會務(wù)服務(wù)工作的反饋意見，虛心采納，以便在下一次會議前整改提高，防止出現(xiàn)類似的錯誤。
二、心得體會
會務(wù)服務(wù)工作是一項細(xì)致繁雜的工作，沒有捷徑可走。唯有按部就班、認(rèn)真負(fù)責(zé)地抓緊抓好抓實每一個細(xì)節(jié)，并在長期的會務(wù)工作實戰(zhàn)中，全體辦公室干部同心協(xié)力，集思廣益，不斷總結(jié)，形成一套操作性強、行之有效的經(jīng)驗做法，才能靈活運用到實際會務(wù)保障工作中�，F(xiàn)將其梳理總結(jié)如下：
（一）主動作為，做好會前準(zhǔn)備工作。充分發(fā)揮主觀能動性，主動加壓，積極作為，以嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實的服務(wù)者姿態(tài)，把工作想在前、做在前，確保會務(wù)工作組織嚴(yán)密、準(zhǔn)備充分，即使遇到臨時突發(fā)情況，也能及時妥善地應(yīng)對。正所謂“臺上一分鐘，臺下十年功”。一個人員齊整、流程順暢的會議，需要會務(wù)工作人員付出更多的時間和精力。會前編制專門的會議電話簿，把與會領(lǐng)導(dǎo)，街道和各部門負(fù)責(zé)人的聯(lián)系電話梳理成冊。提前與與廣告公司聯(lián)系制作適合會場大小的會標(biāo)，根據(jù)參會人員名單制作座簽，會標(biāo)和座簽必須反復(fù)核查，確保準(zhǔn)確無誤。要與花卉店聯(lián)系訂好會議室需要的花卉，花卉種類、顏色、形狀和數(shù)量必須適合會場的要求。根據(jù)會議方案印制會議材料。與文具用品店聯(lián)系，購臵文件袋、筆記本、筆等必備品。與礦泉水公司聯(lián)系提供足夠的飲用水。準(zhǔn)備屏蔽設(shè)備、簽到冊和錄音筆。在冬天，對室溫偏低的會議室要提前進(jìn)行取暖保溫工作。按照全面周到的原則，會務(wù)服務(wù)工作要做好的環(huán)節(jié)頗多。每個環(huán)節(jié)，都要堅決避免出現(xiàn)“可能”、“應(yīng)該”。
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