醫(yī)院招標采購檔案管理

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　　醫(yī)院招標采購檔案管理【1】

　　摘要：本文指出目前部分醫(yī)院檔案管理中對政府招標采購檔案資料管理不夠重視。

　　論述醫(yī)院政府招標采購檔案的重要性，并提出醫(yī)院的政府招標采購檔案資料管理的設想。

　　關鍵詞：醫(yī)院;招標采購;檔案;管理;

　　院檔案管理中，病人信息資料檔案最為重要(成立專門的病案室進行管理)。

　　政府招標采購檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分。

　　但是，部分醫(yī)院近年來對于政府招標采購資料檔案的管理工作，還未引起足夠的重視。

　　醫(yī)院的檔案資料，包括基建工程檔案，大型設備檔案，藥品招標檔案，辦公設備招標檔案，等等。

　　目前部分醫(yī)院只重視基建檔案，醫(yī)療設備檔案。

　　對于藥品招標檔案和辦公設備檔案未引起重視。

　　實際上，藥品招標采購是醫(yī)院招標工作的重頭戲。

　　藥品采購支出是醫(yī)院支出的大部分。

　　辦公設備支出雖然金額較少，但也是醫(yī)院執(zhí)行政府集中采購工作政策的反映。

　　資料是反映招標過程其公平、透明性的依據(jù)。

　　有關資料整理歸檔后，可以作為以后工作的指導;它反映著醫(yī)院對政府招標采購工作執(zhí)行力度。

　　體現(xiàn)醫(yī)院執(zhí)行政府招標采購政策的實際行動。

　　醫(yī)院的政府采購檔案資料管理存在一些問題：

　　醫(yī)院的檔案管理有其特殊性。

　　醫(yī)院的政府招標采購檔案資料管理未能引起足夠的重視有具體的原因：一是醫(yī)院檔案資料多管理人員少，無法顧及所有檔案資料管理。

　　比如藥品政府采購是藥劑部門操作。

　　設備采購又分為醫(yī)療設備和后勤設備，由不同部門采購，部門多資料散，收集整理費時費力。

　　二是目前尚未出臺國家統(tǒng)一的政府采購檔案管理規(guī)范，即使是地方政府部門政府采購檔案管理工作也滯后于政府采購活動。

　　三是醫(yī)院采購部門重視采購活動而不重視檔案管理。

　　四是沒有健全和執(zhí)行政府采購檔案管理制度。

　　致使不及時填制、登記、編制、收集、分類、整理、裝訂等方面的工作。

　　從而影響了醫(yī)院的政府招標采購檔案資料管理工作。

　　醫(yī)院的政府采購檔案管理有其重要性。

　　醫(yī)院的政府采購檔案資料是醫(yī)院全部檔案的組成部分，它同其他檔案一樣具有重要作用。

　　先舉個工作上的簡單例子：江門市中心醫(yī)院1997年與某跨國公司購買一臺大型設備，保修期限內(nèi)一個配件多次維修，造成儀器時停時轉(zhuǎn)，不能正常工作。

　　一過保修期，廠商工程師便將該配件換掉，零件費130萬元。

　　我方多次查閱檔案，根據(jù)維修記錄資料確定是廠家產(chǎn)品質(zhì)量問題，雙方經(jīng)過多次商談，最后我方以廠家產(chǎn)品質(zhì)量問題為由只須付65萬元零件費。

　　一個檔案能為醫(yī)院節(jié)省了65萬元。

　　一個檔案能為醫(yī)院節(jié)省了65萬元，醫(yī)院的政府招標采購檔案資料將會起到更大的作用。

　　《政府采購法》第四十二條對采購檔案的內(nèi)容作了明確規(guī)定“采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質(zhì)疑答復、投訴自理決定及其他文件、資料。”

　　采購活動記錄至少應當包括下列內(nèi)容：

　　(一)采購項目類別、名稱;

　　(二)采購項目預算、資金構(gòu)成和合同價格;

　　(三)采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因;

　　(四)邀請和選擇供應商的條件及原因;

　　(五)評標標準及確定中標人的原因;

　　(六)廢標的原因;

　　(七)采用招標以外采購方式的相應記載。

　　通過公開、公平、公正地進行招標投標活動體現(xiàn)政府采購資金的使用效益提高。

　　并促進廉政建設。

　　招標采購檔案能系統(tǒng)、完整、真實地記載了政府招標采購活動的全過程。

　　一方面為醫(yī)院保存提供真實可靠的原始資料，又可便于有關部門及管理組織對資料的備查，參考，利用。

　　能為醫(yī)院建設服務發(fā)揮作用。

　　二、采購檔案是防范風險，減少法律責任的重要保證。

　　符合規(guī)定的完善的政府采購檔案，不僅在規(guī)范政府采購工作方面起著重要作用，而且在防范風險方面也將起到關鍵作用。

　　目前質(zhì)疑和投訴招標采購案件不斷涌現(xiàn)，政府采購檔案無疑為法律賦予的正當?shù)牟少彊?quán)利予以保護。

　　采購檔案資料管理工作是要對采購檔案資料進行收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等。

　　醫(yī)院的政府采購檔案是反映采購活動過程及各項決策的記錄，完整妥善地保存采購檔案，可以為醫(yī)院的政府采購的統(tǒng)計分析、總結(jié)經(jīng)驗教訓、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛、制定相關管理措施等項工作提供客觀依據(jù)。

　　醫(yī)院的政府招標采購檔案資料管理可以強化內(nèi)部管理，提高政府采購的工作質(zhì)量。

　　提高采購資源的使用效益，促進廉政建設，達到“公開、公平、公正”的目的。

　　醫(yī)院應加強政府采購檔案資料管理工作。

　　設想：

　　醫(yī)院應建立健全政府招標采購檔案管理工作制度，明確職責分工。

　　采購業(yè)務部門負責在執(zhí)行政府招標采購項目過程中認真收集采購文件和記錄。

　　負責項目的采購文件及記錄資料的真實性、有效性、完整性;檔案部門工作人員負責檔案的審核、歸檔、立卷、貯存管理。

　　負責對醫(yī)院有關部門需要借閱事務。

　　醫(yī)院可培訓檔案兼職人員，以及采購部門人員兼職管理政府采購檔案。

　　按歸檔要求收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。

　　檔案按照年度編號，卷內(nèi)材料按政府采購工作流程順序排。

　　從具體操作部門做起，加強內(nèi)部管理，使醫(yī)院政府招標采購的檔案管理工作規(guī)范、科學、制度化。

　　促進推動醫(yī)院的政府招標采購檔案資料管理。

　　使醫(yī)院檔案管理工作更進一步提高。

　　參考文獻：

　　[1]、孫士宏，唐春光;試述醫(yī)學信息資源的特點及對服務的影響;(J)《蘭臺世界》2012年8月(中旬);

　　[2]、陳必炎，余小蘭;淺談醫(yī)療設備檔案管理;(J)《中華現(xiàn)代醫(yī)藥》2002年第2卷第11期;

　　醫(yī)院科技檔案管理【2】

　　1 醫(yī)院科技檔案管理存在的問題

　　1.1 技術(shù)檔案的不完善、不規(guī)范、不準確。

　　由于制度不健全，在某些科研活動中，醫(yī)務人員不注意積累科技文件材料，更沒有監(jiān)督措施，使檔案形成不齊全、不完善、不準確。

　　甚至只保存了最終的呈報、審批及獎勵材料，而原始的記錄、實驗數(shù)據(jù)等材料都沒有。

　　1.2 檔案意識不強。

　　有些醫(yī)務人員缺乏檔案意識，有的甚至根本不知道什么是檔案，致使絕大多數(shù)科技文件材料在現(xiàn)實工作中外流，甚至丟失、損壞。

　　1.3 少數(shù)醫(yī)務人員不愿將科技文件材料歸檔。

　　科技文件材料的形成記載著醫(yī)務人員的勞動成果，有一定的價值和使用價值，立卷歸檔后有利于開發(fā)和利用。

　　但是仍有一部分人不愿歸檔，一是怕交的文件材料不合格，重抄，太麻煩;二是認為留在自己手里用起來比較方便安全，怕有些文件歸檔后就查不到了;三是確有少數(shù)人思想保守，把知識私有化，更有甚者用假材料假數(shù)據(jù)歸檔。

　　1.4 行文制度不健全，立卷機制不靈活。

　　有些業(yè)務科室在某項科研完成后，不經(jīng)醫(yī)教科或檔案管理部門處理，就向上級部門呈報，不留底稿，不存檔，造成歸檔的文件中只有審批材料。

　　在立卷零散文件材料的收集機制不完善。

　　1.5 沒有專職的檔案管理人員。

　　2 做好醫(yī)院科技檔案管理工作的對策

　　2.1 增強檔案意識，重視檔案工作。

　　領導重視是做好科技檔案工作的前提。

　　科技檔案是醫(yī)院重要的信息資源。

　　醫(yī)院領導應把檔案工作擺在適當?shù)奈恢蒙�，關心檔案建設，支持檔案工作，并向全院職工宣傳檔案工作的意義、目的，提高其認識，增強其協(xié)助檔案部門做好檔案收集工作的自覺性。

　　2.2 把醫(yī)院科技文件材料的形成、積累和歸檔納入各項管理和制度中。

　　一是納入醫(yī)療工作程序中，例如：某項醫(yī)療科研活動，要按照醫(yī)療科研的工作程序，明確規(guī)定醫(yī)療科研準備階段、研究階段、鑒定階段、上報獎勵階段以及推廣應用階段各自應形成和積累哪些文件材料。

　　二是納入醫(yī)療工作計劃管理中，每項醫(yī)療科研工作在計劃階段，都要相應地把有關文件材料的形成、積累列入計劃之中，與科研任務同時下達，同時完成。

　　三是納入有關人員的責任制中，以強化有關人員的責任感。

　　2.3 發(fā)揮各醫(yī)療科室的協(xié)同作用。

　　對于醫(yī)療科技檔案的收集，除檔案部門收集外，要求業(yè)務部門也參加收集，幫助把關。

　　因為業(yè)務科室部門最清楚哪些科技文件材料應該歸檔，從而保證科技檔案的完整準確。

　　2.4 強化對零散科技文件材料的收集工作。

　　為使零散科技文件能完整及時地歸檔，制定了零散文件收集歸檔的制度，并要堅持下去。

　　在方法上做到三個結(jié)合，即全面動員與個別收交相結(jié)合，發(fā)動醫(yī)務人員主動交與檔案管理人員具體指導相結(jié)合，一般要求與有針對性收集相結(jié)合。

　　2.5 建立檔案人員相應的工作制度。

　　相應的工作制度是做好科技檔案管理的可靠保證，為此先后建立了檔案人員的責任制度，又相應建立了歸檔、立卷、閱卷、借卷以及檔案收集的交接手續(xù)制度，并將制度上墻公布于眾。

　　使全院職工了解科技檔案收集的意義，使他們放下包袱，消除顧慮，積極參與科技檔案管理。

　　2.6 培養(yǎng)檔案管理人員的良好素質(zhì)。

　　檔案管理工作要求檔案人員業(yè)務要精、責任心要強。

　　選派專人到上級檔案部門進行短期培訓，訂閱檔案管理刊物進行學習。

　　隨著現(xiàn)代科學技術(shù)管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案人員熟悉和掌握復制、縮微、視聽以及電子計算機等現(xiàn)代技術(shù)知識。

　　3 進一步完善科技檔案，健全醫(yī)療照片檔案注釋工作

　　在一項科研成果、一個科研項目或一次科技醫(yī)療實踐等檔案材料中，都有不少照片出現(xiàn)。

　　照片能直觀地、形象地反映事物，反映歷史。

　　但是，一張照片如果沒有文字說明，也就失去了利用和保存的價值，因此，應加強和完善對醫(yī)療科技照片檔案注釋工作。

　　注釋內(nèi)容要繁簡恰當，照片的標題和文字說明要簡潔，語言要通順，避免重復，對不同情況要區(qū)別對待。

　　如單張照片或一組照片總說明要詳細注釋，盡量揭示照片所包含的全部內(nèi)容，但一般不超過200字。

　　在照片檔案注釋中繁簡要合理、恰當。

　　注釋內(nèi)容要齊全完整，不能隨意省略。

　　照片檔案的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，它是保持照片檔案齊全、完整的必要條件。

　　注釋時要避免以誤傳誤。

　　照片注釋中涉及的地點、時間、人物等要素必須核實準確，特別是人物的姓名、身份更要準確無誤，在注釋過程中要防止粗心大意。

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