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醫(yī)院檔案管理工作的調(diào)查與思考
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摘 要：作者從事醫(yī)院檔案管理工作多年，親身經(jīng)歷了檔案管理工作的發(fā)展，通過深入調(diào)查和了解檔案管理工作的現(xiàn)狀，在認真思考的同時提出了檔案管理工作與醫(yī)療事業(yè)同步發(fā)展的理念。認為檔案管理工作也要與時俱進，更好的為社會服務。
關鍵詞：認識 調(diào)查 思考 服務
醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院科學管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎性工作。當前，醫(yī)療改革日益深化，檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。作者從事醫(yī)院檔案管理工作20余年，對醫(yī)院的檔案管理工作有著自己的經(jīng)驗和解讀。本文結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作實際，通過調(diào)查了解醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，提出了一些思考，旨在對于醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展起到一定的促進作用。
一、醫(yī)院擋案管理工作現(xiàn)狀堪憂
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù)，是指導并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料。
隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視。盡管如此，醫(yī)院檔案管理工作仍存在諸多問題，無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學工作相適應。
1、檔案管理制度不完善、事倍功半
通過走訪，了解到大部分醫(yī)院對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求或統(tǒng)一的管理標準和模式，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。有的醫(yī)院沒有把檔案工作納入目標管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。就我們市級的中醫(yī)院而言 ，1985年職工集資購買的門診房2處，由于原始材料和購法房憑證什么都沒有存檔，在2003年財產(chǎn)變更時出現(xiàn)了很多麻煩。2004年根據(jù)市衛(wèi)生局要求寫醫(yī)院“院志”。由于各方面的材料檔案都很難查到。浪費了更多的時間和人力去查找。更為可惜的是很多名老中醫(yī)的經(jīng)驗方劑和制劑方法都沒有保留下來。一家有1000之多的醫(yī)院。建院歷史60多年了。擋案管理工作也沒有配備專業(yè)人員。進口的大型醫(yī)療設備說明書和相關材料都沒有存檔，致使設備出現(xiàn)問題的時候束手無策。
2、檔案意識不強，檔案利用率較低
大多醫(yī)院領導只注重醫(yī)院醫(yī)療建設和經(jīng)濟效益。對檔案管理方面的認識較淡薄，認為檔案工作可有可無，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。有的醫(yī)院領導班子變換頻繁，只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對醫(yī)院長遠發(fā)展有利的檔案管理工作。造成醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，導致檔案利用率不高。
3、檔案管理人員業(yè)務水平不高
在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識面較窄、學歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
4、檔案管理分工不明，多頭管理
由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，檔案管理類別不明，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X 線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會計檔案、醫(yī)療設備檔案等都分屬各個科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。
5、檔案管理設施不全，檔案現(xiàn)代化管理水平不高
隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負擔。但目前大部分醫(yī)院存在著檔案庫房不夠規(guī)范，檔案管理設施不全，檔案設備比較陳舊、管理技術落后等問題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。雖然計算機及網(wǎng)絡技術在不斷發(fā)展，并且已經(jīng)廣泛普及，但運用計算機及網(wǎng)絡技術管理醫(yī)院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對計算機信息技術不夠了解，致使醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平不高。
二、改進醫(yī)院檔案管理工作的思考
1、加強領導，增強檔案意識。
領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現(xiàn)科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展; 要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。
2、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。
檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù) 《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。
3、加強檔案人員培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)。
提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學知識和專業(yè)技能的人才，同時加強對現(xiàn)職人員的業(yè)務培訓，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。
4、解放思想，更新觀念，提高檔案開發(fā)利用率。
檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業(yè)務指導思想，重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設與發(fā)展服務的效益，要從被動坐等上門的服務方式，逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統(tǒng)計、分析、總結(jié)等方法編寫資料捉供給醫(yī)院領導和有關部門及人員，為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。
5、適當投入，強化檔案室的硬件建設。
根據(jù)醫(yī)院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫(yī)院，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡系統(tǒng)加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。
6、利用電腦，加強檔案管理信息化建設
計算機應用，是目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一。在檔案信息化管理中，電腦充分發(fā)揮其收集、傳遞、開發(fā)、利用等準確、快捷、容量大的功能。盡管文檔在歸檔過程上無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質(zhì)屬性、來源等方面都與紙質(zhì)文件有很多不同，但是，加強檔案管理信息化建設是完全有必要的。
綜上所述，在市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，面對新形勢與新情況，在醫(yī)院檔案管理工作中挑戰(zhàn)與機遇并存，做好醫(yī)院檔案管理工作有著其獨特而重要的現(xiàn)實意義。
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