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新形勢下檔案管理與利用模式探索
檔案管理一直是社會關注的問題，下面小編為大家整理了關于新形勢下檔案管理與利用模式的論文，僅供大家參考。
一、建設與開發(fā)
1.系統(tǒng)開發(fā)。根據(jù)提升檔案信息化建設的業(yè)務需求，經過調研、立項、招標、調查等建設步驟，最終確定系統(tǒng)開發(fā)公司，系統(tǒng)開發(fā)堅持開放性、完整性、易用性、可擴展性、安全性、先進性、規(guī)范性、可靠性、高效性等原則，確定公司需求的檔案管理系統(tǒng)方案，依據(jù)系統(tǒng)方案開發(fā)檔案管理系統(tǒng)。
2.應用架構。建設規(guī)劃包含公司總部和所屬單位，系統(tǒng)設計考慮了公司總部和所屬單位的檔案系統(tǒng)應用問題，采用統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理、按單位分布應用、數(shù)據(jù)集中存儲、實體屬地管理、數(shù)據(jù)逐級移交的總體管理模式，應用架構如下圖所示：
3.系統(tǒng)功能。根據(jù)業(yè)務需要總共設置為收集管理、檔案管理、檔案利用、信息開發(fā)、系統(tǒng)維護等五大功能模塊，實現(xiàn)文檔管理業(yè)務的全過程、全方位的計算機管理，包括各種方式渠道的信息收集和實體收集、各種模式的信息整理和檔案整理、實體檔案保管和電子檔案存儲、檔案信息綜合開發(fā)和利用及實體檔案利用、實體檔案鑒定銷毀和電子檔案的銷毀等管理功能。
4.數(shù)字化建設。檔案數(shù)字化建設包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化裝換、資源整理加工、建立資源庫等內容，公司檔案室采取三種方式進行數(shù)字化處理：第一是借助接口管理將收發(fā)文管理系統(tǒng)和項目管理系統(tǒng)中的電子文件進行接收管理，經整理形成可用電子文件;第二是采取自主加工與委托方式，利用數(shù)字化加工設備對所需要數(shù)字化檔案進行加工，形成電子文件;第三是將積累保存的電子文件與檔案管理管理系統(tǒng)進行鏈接，有效地滿足檔案數(shù)字化需求。
5.保障體系。安全保障體系上采取配備保護系統(tǒng)安全的軟硬件設施和建立安全保障制度的方法，通過定期備份、權限管理、水印加密、網(wǎng)絡控制等措施實現(xiàn)在安全體系下的檔案利用、信息傳遞和資源共享，安全體系。
6.平臺接口。平臺接口就是采用開放的數(shù)據(jù)格式標準、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)轉換流程、集成的交換處理界面、便于擴展功能的模塊化系統(tǒng)架構，無縫集成于OA平臺、項目管理系統(tǒng)以及各項業(yè)務系統(tǒng)中，通過WEBSERVICE，實現(xiàn)人員CA身份認證、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)傳輸和資源共享。
7.檢索利用。檔案管理系統(tǒng)全文檢索系統(tǒng)內嵌快速OCR技術，可以無須人工干預，自動識別掃描文件，形成索引庫，同時嵌入檔案信息服務網(wǎng)站之中，受到檔案權限的管理和控制，與檔案管理系統(tǒng)融為一體，利用者根據(jù)需求，調取利用文件，如需原件，可進行網(wǎng)上預約借閱，檢索利用。
二、成效與創(chuàng)新
截至目前，檔案信息化建設穩(wěn)中求進，綜合檔案管理系統(tǒng)運行正常，所屬各單位及各部門反應良好，檔案管理網(wǎng)頁年均瀏覽量28012次/人，現(xiàn)場調閱年均 5166次/人，年均借閱18617于件(卷)，有效地服務于公司生產經營、安全運營和品牌建設，各個階段性成果受到上級單位及本單位領導的認可，特別是公司特級資質申報過程中受到國家住房建設部領導認可與好評。檔案信息化建設中探索適合于新形勢下檔案工作特點和需求的現(xiàn)代化檔案管理模式，結合項目檔案建設的自身特點和發(fā)展需要，開展檔案管理和利用模式的創(chuàng)新、理念創(chuàng)新和技術創(chuàng)新，建設成果體現(xiàn)了檔案信息存儲簡便、利用上不受時間和空間限制的優(yōu)勢，同時，檔案工作者也在信息化建設過程中創(chuàng)新了管理。
1.新的技術成果廣泛利用。系統(tǒng)管理開發(fā)過程中，充分利用在線OCR技術、XML技術、圖像處理技術、檢索技術、數(shù)據(jù)交換技術、流數(shù)據(jù)文件瀏覽技術、高壓縮比技術和系統(tǒng)接口技術等前沿的新技術、新方法、新模式，體現(xiàn)了檔案信息化建設水平上的提升。
2.傳統(tǒng)借閱方式的改變�；跀�(shù)字標簽識別技術的電子文件跟蹤系統(tǒng)的開發(fā)和應用，使得檔案管理系統(tǒng)能夠實現(xiàn)智能化的條形碼打印，檔案人員在檔案整理中，將檔案號和條形碼通過打印設備打印出條碼紙，檔案利用者借閱檔案時，檔案人員使用條碼掃描器對檔案上條碼讀取，系統(tǒng)將自動讀取條碼信息，進行系統(tǒng)借閱，檔案利用者可以通過檔案網(wǎng)頁查詢到借閱信息，檔案借閱過程采取系統(tǒng)管理方式，改變了傳統(tǒng)的紙質簽字手續(xù)方式，體現(xiàn)先進的管理水平。
3.靈活適用的系統(tǒng)開發(fā)。檔案管理信息系統(tǒng)靈活便捷體現(xiàn)在完善的定制工具功能上，系統(tǒng)采用結構化思想開發(fā)，各項功能采用積木式組合與集成，流程發(fā)生變化時可組合出新的需要管理平臺�？啥x各種類型檔案的數(shù)據(jù)結構、屏幕顯示布局、打印格式、數(shù)據(jù)完整性限制要求、數(shù)據(jù)正確性限制要求、輔助組卷規(guī)則、快速輸入輔助信息等。通過定制工具，可以定制適合各自業(yè)務需求的檔案管理信息系統(tǒng)。
4.檔案信息的加快開放。檔案管理網(wǎng)頁上有室藏職能、法規(guī)宣教、管理制度、管理表格、綜合計劃以及檔案文件利用功能，檔案利用者可以通過管理網(wǎng)頁調閱相關檔案信息，改變了傳統(tǒng)利用檔案須到檔案室現(xiàn)場調閱的落后管理方式，實現(xiàn)了檔案信息網(wǎng)絡查詢和信息公開。
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